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客戶(hù)、領(lǐng)導、團隊成員的溝通軟技巧

2020-03-28    來(lái)源:項目經(jīng)理那些事 苑木夕
項目經(jīng)理在項目管理過(guò)程中,無(wú)法避免和必須要做的一件事——溝通。
項目經(jīng)理主要需要和以下幾類(lèi)人溝通:
1、客戶(hù):溝通需求,項目目標,除此之外也可以聊其他的商機。
2、領(lǐng)導:匯報項目的進(jìn)展,反饋存在的高級別風(fēng)險等。
3、項目團隊:安排溝通項目任務(wù)工作,并跟蹤任務(wù)完成情況。
在和這些人群溝通的時(shí)候,會(huì )溝通不同的東西,就像我前面文章所說(shuō)的,每個(gè)人都是有特點(diǎn)的,按照星座每種人的溝通都是不一樣的。
這里我們把所有的人,分為客戶(hù)、領(lǐng)導、項目團隊這三類(lèi)。和這三類(lèi)人溝通的時(shí)候,項目經(jīng)理需要溝通的內容也是不一樣,溝通的方法也是有差別的。
現代管理之父德魯克說(shuō):一個(gè)人必須知道該說(shuō)什么,一個(gè)人必須知道什么時(shí)候說(shuō),一個(gè)人必須知道對誰(shuí)說(shuō),一個(gè)人必須知道怎么說(shuō)。
學(xué)習一些溝通的軟技巧,不僅僅能讓任務(wù)事半功倍的完成,同時(shí)也能推進(jìn)項目進(jìn)展,快速保質(zhì)保量的完成項目目標。
-01-和客戶(hù)溝通
小董最近在客戶(hù)談一個(gè)新項目,這個(gè)客戶(hù)有一個(gè)非常理想的產(chǎn)品藍圖。理想到哪種程度呢?就是造宇宙飛船必須沒(méi)有螺絲釘。這可能和術(shù)業(yè)有專(zhuān)攻有關(guān)吧。
當然,面對這樣的要求,小董還是很努力的把可行性以及建議提供給客戶(hù)。
客戶(hù)的態(tài)度仿佛黃曉明體附身,一度的說(shuō)“我覺(jué)得可以,就是可以,不要你以為的。”
面對這樣的客戶(hù),小董作為項目經(jīng)理,有一種有嘴也說(shuō)不出的崩潰。
那么要怎么做呢?
tip1:采用對方能接受的溝通方式
很顯然,這個(gè)客戶(hù)不了解任何關(guān)于技術(shù)的東西。那么在溝通的時(shí)候,就需要采用對方可以接受的方式。比如講故事、舉例等方式。
優(yōu)秀的溝通,并不是我們對事物訴說(shuō)的很好,而是決定于我們所說(shuō)的被了解的多好。
tip2:合作&雙贏(yíng)
在和客戶(hù)的溝通時(shí),無(wú)論在言語(yǔ)和肢體上,都需要傳遞一種合作&雙贏(yíng)的態(tài)度,使雙方無(wú)論在問(wèn)題的解決上還是氣氛上都達到雙贏(yíng)。
這樣的溝通,讓對方興奮,也讓對方開(kāi)心,并能積極配合工作。
tip3:非正式溝通有利于溝通融洽
每個(gè)人的語(yǔ)言風(fēng)格往往和他意識里扮演的角色有關(guān),在正式場(chǎng)合,人們往往進(jìn)入角色,說(shuō)話(huà)變得正規、書(shū)面,甚至有很強的自我保護意識。而私下的場(chǎng)合,人們的語(yǔ)言風(fēng)格就相對隨意,溝通也會(huì )變得簡(jiǎn)單、順暢。
tip4:溝通升級
不是所有的溝通都必須以及和同一個(gè)人的。如果存在無(wú)法解開(kāi)的尷尬局面,可以采用溝通升級的方法。和對方的上級溝通,或和自己的上級溝通,也或者讓自己的上級和對方的上級溝通。
-02-和領(lǐng)導溝通
和領(lǐng)導溝通主要溝通兩點(diǎn),第一,匯報項目進(jìn)展。第二,反應項目風(fēng)險。
有時(shí)候領(lǐng)導是幫助你解決項目風(fēng)險的助力,有時(shí)候領(lǐng)導也是發(fā)現你問(wèn)題,及時(shí)和領(lǐng)導溝通匯報項目進(jìn)展,我覺(jué)得是十分有必要的。
如何有效
tip1:非正式溝通有利于溝通融洽
每個(gè)人的語(yǔ)言風(fēng)格往往和他意識里扮演的角色有關(guān),在正式場(chǎng)合,人們往往進(jìn)入角色,說(shuō)話(huà)變得正規、書(shū)面,甚至有很強的自我保護意識。而私下的場(chǎng)合,人們的語(yǔ)言風(fēng)格就相對隨意,溝通也會(huì )變得簡(jiǎn)單、順暢。
tip2:多匯報
溝通的多,并不意味著(zhù)冗長(cháng)。溝通信息頻繁,一方面使得信息更準確、對稱(chēng)。另一方面讓領(lǐng)導能更好的了解你的情況和項目進(jìn)展的情況。
列夫•托爾斯泰說(shuō):與人交談一次,往往比多年閉門(mén)勞作更能啟發(fā)心智。思想必定是在與人交往中產(chǎn)生,而在孤獨中進(jìn)行加工和表達。
只有多和領(lǐng)導溝通,才能增加溝通的自信,同時(shí)也能快速的發(fā)現項目問(wèn)題,并快速的解決項目風(fēng)險。
tip3:聽(tīng)和說(shuō)的平衡
說(shuō)的多,并不意味著(zhù)表述的明白,要保持聽(tīng)和說(shuō)的平衡性。認真聽(tīng)領(lǐng)導的談話(huà),適當的回復,是和領(lǐng)導溝通的基本。
在和領(lǐng)導回復的時(shí)候,要先講結論,再展開(kāi)具體說(shuō)明。先讓領(lǐng)導知道你的態(tài)度和想法,然后他才有可能帶著(zhù)問(wèn)題去聽(tīng)下一步關(guān)于細節的具體說(shuō)明和論述。
-03-和項目團隊溝通
項目進(jìn)展中,項目團隊是主要力量,他們需要完成項目任務(wù),并保證項目能在規定的時(shí)間內完成,同時(shí)滿(mǎn)足項目目標。
在和他們溝通的時(shí)候,由于技術(shù)不熟悉、業(yè)務(wù)流程不了解等原因,導致溝通并不是特別順暢,這是很多人出現的狀況。
tip1:面對面溝通
面對面溝通是溝通的有效方式,當利用社交工具溝通存在障礙的情況時(shí),面對面溝通是最好的解決辦法。
當面對面溝通的時(shí)候,人們能真實(shí)的感受到對方的情感,能更多更快的發(fā)現問(wèn)題,同時(shí)也能高效的解決問(wèn)題。
tip2:書(shū)面統一溝通方式
有人說(shuō),面對面溝通后,就需要有一套標準的書(shū)面溝通方式,通過(guò)這個(gè)書(shū)面文檔形成標準的溝通依據。
項目目標、項目計劃、項目人員安排等需要形成書(shū)面,形成信息透明化,保證團隊信息一致。這為項目的進(jìn)展提供了有力的支持。
項目管理過(guò)去是溝通,現在是溝通,未來(lái)也是溝通。
以上提供的一些溝通軟技巧是確定項目溝通原則、了解自己和他人的溝通風(fēng)格,確定團隊的思考方式,召開(kāi)高效的面對面會(huì )議的幾點(diǎn)方法。
以上軟技巧是結合許多項目經(jīng)理的項目管理經(jīng)驗的總結,如有更好的建議,請留言交流。


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