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打造高效協(xié)作型項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)-責(zé)任與共識(shí)

2020-03-29    來源:蘇項(xiàng)薈 林德炳
會(huì)議室安靜了下來,項(xiàng)目經(jīng)理正主持周例會(huì),“大錘你的任務(wù)延期3天了,怎么又沒守住。”下面鴉雀無聲;在通報(bào)本周風(fēng)險(xiǎn)時(shí),“外部合作商的分潤合同經(jīng)過三輪談判,還未確定,本周再定不下來,新產(chǎn)品上市時(shí)間將出現(xiàn)延誤!”業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人回復(fù),“對方的胃口太大了,需要高層定奪!”這時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理捏了一把汗,看來這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)要成為問題了…該怎么辦呢?
對上述情景,即使身經(jīng)百戰(zhàn)的項(xiàng)目經(jīng)理也會(huì)感到頭疼,怎么才能讓團(tuán)隊(duì)成員對自己的任務(wù)更上心呢?
經(jīng)過探索,一個(gè)有良好責(zé)任氛圍的團(tuán)隊(duì),運(yùn)轉(zhuǎn)會(huì)更順暢,下面我們梳理了打造項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)責(zé)任氛圍的三個(gè)步驟。
一、明確目標(biāo)和組織架構(gòu),建立責(zé)任共識(shí)
1、了解項(xiàng)目目標(biāo)及價(jià)值是塑造團(tuán)隊(duì)責(zé)任感的首要任務(wù)
一個(gè)新產(chǎn)品從機(jī)會(huì)識(shí)別到投入研發(fā),會(huì)經(jīng)歷三輪審查,通過逐層分解,讓團(tuán)隊(duì)清晰項(xiàng)目目標(biāo)和價(jià)值:
第一輪,機(jī)會(huì)識(shí)別期,組織高層的產(chǎn)品管理委員會(huì)篩選,明確新產(chǎn)品與組織戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)方向的一致性,并明確項(xiàng)目的ROI。
第二輪,業(yè)務(wù)啟動(dòng)階段,MRD評審,進(jìn)一步分解該產(chǎn)品在實(shí)現(xiàn)后對組織的整體價(jià)值和意義,并且給出季度或半年度的業(yè)務(wù)規(guī)劃,在上線后的運(yùn)營上明確策略,給團(tuán)隊(duì)信心。
第三輪,在項(xiàng)目立項(xiàng)階段,與團(tuán)隊(duì)成員明確項(xiàng)目范圍,整體及子模塊的相關(guān)方,通報(bào)項(xiàng)目預(yù)估的成本消耗。
通過這三輪,既明確了該產(chǎn)品的收益,也讓團(tuán)隊(duì)成員了解項(xiàng)目研發(fā)的目標(biāo),以及團(tuán)隊(duì)成員為項(xiàng)目成功可發(fā)揮的作用,增強(qiáng)了個(gè)人的使命感。
2、搭建組織架構(gòu),明確人員職責(zé),任務(wù)到“人”
項(xiàng)目立項(xiàng)階段,針對復(fù)雜型項(xiàng)目,項(xiàng)目經(jīng)理首先會(huì)對新項(xiàng)目的組織架構(gòu)和團(tuán)隊(duì)成員職責(zé)進(jìn)行一次新的定義:
(1)建立兩級溝通、決策機(jī)制
項(xiàng)目組織架構(gòu)一般分兩層--決策和執(zhí)行層,通常情況下項(xiàng)目在執(zhí)行層運(yùn)行,信息通報(bào)至決策層;當(dāng)出現(xiàn)例如有些決議2輪評審未能達(dá)成共識(shí)或者超出執(zhí)行層權(quán)限時(shí),團(tuán)隊(duì)梳理解決方案進(jìn)行上升,由決策層確定方案。
(2)明確主責(zé)任制
項(xiàng)目一般都會(huì)由多個(gè)子團(tuán)隊(duì)構(gòu)成,項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)讓項(xiàng)目中每個(gè)“面”都有專人負(fù)責(zé),并定義五大負(fù)責(zé)人,比如業(yè)務(wù)牽頭人,項(xiàng)目群經(jīng)理,大產(chǎn)品經(jīng)理,主技術(shù)經(jīng)理及主測試經(jīng)理,統(tǒng)籌各自領(lǐng)域的工作。
(3)每項(xiàng)任務(wù)責(zé)任到人
與團(tuán)隊(duì)達(dá)成共識(shí),項(xiàng)目組從第一封郵件開始,每項(xiàng)任務(wù)都明確一個(gè)責(zé)任人,并堅(jiān)持執(zhí)行。
二、過程管控和成員監(jiān)督,打造責(zé)任文化
1、引入工具和方法,主動(dòng)完成“自己”的任務(wù)
在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中引入看板,站會(huì)等形式的管理,可以起到顯性化任務(wù)跟蹤作用,有缺陷和不足時(shí),團(tuán)隊(duì)成員可隨時(shí)指出;在實(shí)施項(xiàng)目任務(wù)看板時(shí),可以從任務(wù)評估開始,主動(dòng)引導(dǎo)成員領(lǐng)取自己熟悉領(lǐng)域的任務(wù),隨著每人每天任務(wù)的流動(dòng),自身的主動(dòng)性、責(zé)任感也會(huì)隨之加強(qiáng),從而提升任務(wù)責(zé)任意識(shí),提升管理效率。
2、提前定義“完成”,清晰任務(wù)職責(zé)
通常情況下,項(xiàng)目開踢后,項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)進(jìn)行任務(wù)“完成”的定義,為任務(wù)設(shè)定邊界和基準(zhǔn);當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員接受任務(wù)后,對于自己的工作任務(wù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)就會(huì)比較清晰,少走彎路。
3、階段性的過程管控,加強(qiáng)責(zé)任感,確保成果達(dá)成
在項(xiàng)目執(zhí)行過程中,召開階段性的會(huì)議,利用會(huì)議機(jī)會(huì)了解不同領(lǐng)域成員的工作狀況,能起到相互督促的作用,增強(qiáng)個(gè)人對任務(wù)的責(zé)任感和緊迫感,在會(huì)議形式下,對任務(wù)目標(biāo)的承諾更容易兌現(xiàn),獲得可控的結(jié)果。
三、定期反饋與激勵(lì),鞏固責(zé)任意識(shí)
在項(xiàng)目中,我們既要強(qiáng)調(diào)責(zé)任,也要突出成就。定期的反饋?zhàn)尦蓡T看到自己的努力得到肯定,提升自豪感,形成主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任意識(shí),我們通過以下三項(xiàng)工作持續(xù)構(gòu)建責(zé)任文化認(rèn)知:
1、階段評審會(huì),快速交付和反饋
在項(xiàng)目的快速迭代過程中,一般會(huì)安排兩周為一個(gè)迭代周期,快速實(shí)現(xiàn)研發(fā)成果交付,通過成果和評價(jià)的及時(shí)反饋,能夠很好的激勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員的工作熱情。
2、運(yùn)營數(shù)據(jù)展現(xiàn),證明團(tuán)隊(duì)價(jià)值
研發(fā)成果投產(chǎn)后,組織業(yè)務(wù)、產(chǎn)品、研發(fā)和測試進(jìn)行復(fù)盤,其中運(yùn)營數(shù)據(jù)是團(tuán)隊(duì)付出的有效證明,每一筆訂單的成交、用戶的增長,都是成員付出的成果。
3、團(tuán)隊(duì)收獲和激勵(lì),提升成員的責(zé)任意識(shí)
項(xiàng)目的達(dá)成,除了實(shí)現(xiàn)組織戰(zhàn)略,開展業(yè)務(wù),讓用戶滿意外,對于個(gè)人能力的提升也是不可或缺的。在日常管理中對責(zé)任心強(qiáng),工作完成出色的成員給與公開表揚(yáng),或正式郵件鼓勵(lì)等都是很好的激勵(lì)手段。
四、小結(jié)
企業(yè)的項(xiàng)目化管理是適應(yīng)市場變化和面對挑戰(zhàn)的有效應(yīng)對手段,項(xiàng)目化的團(tuán)隊(duì)能最大程度的整合組織內(nèi)不同能力的人員,充分利用組織資源。建立一個(gè)高效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),必須組織有目標(biāo)、團(tuán)隊(duì)有擔(dān)當(dāng)、執(zhí)行有監(jiān)督,成果有認(rèn)可。


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