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第7期:WBS助力創(chuàng )業(yè)公司高效分解項目和任務(wù)

2018-11-09    來(lái)源:創(chuàng )業(yè)辦公首選 創(chuàng )客街
每日工具07期
工作分解結構WBS
 
      創(chuàng )業(yè)公司如何對繁雜的項目進(jìn)行系統梳理和有效分工,工作分解結構可以快速幫助創(chuàng )業(yè)者解決這一問(wèn)題。
      工作分解結構(WorkBreakdownStructure,簡(jiǎn)稱(chēng)WBS)跟因數分解是一個(gè)原理,就是把一個(gè)項目,按一定的原則分解,項目分解成任務(wù),任務(wù)再分解成一項項工作,再把一項項工作分配到每個(gè)人的日?;顒?dòng)中,直到分解不下去為止。
 
即:項目→任務(wù)→工作→日?;顒?dòng)
 
      工作分解結構WBS,以可交付成果為導向對項目要素進(jìn)行的分組,它歸納和定義了項目的整個(gè)工作范圍,每下降一層代表對項目工作的更詳細定義。
      WBS總是處于計劃過(guò)程的中心,也是制定進(jìn)度計劃、資源需求、成本預算、風(fēng)險管理計劃和采購計劃等的重要基礎。WBS同時(shí)也是控制項目變更的重要基礎。項目范圍是由WBS定義的,所以WBS也是一個(gè)項目的綜合工具。
 
一、定義
      WBS(工作分解結構)是WorkBreakdownStructure的英文縮寫(xiě),是項目管理重要的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)之一。WBS的基本定義:以可交付成果為導向對項目要素進(jìn)行的分組,它歸納和定義了項目的整個(gè)工作范圍每下降一層代表對項目工作的更詳細定義。無(wú)論在項目管理實(shí)踐中,還是在PMP,IPMP考試中,工作分解結構(WBS)都是最重要的內容之一。WBS總是處于計劃過(guò)程的中心,也是制定進(jìn)度計劃、資源需求、成本預算、風(fēng)險管理計劃和采購計劃等的重要基礎。WBS同時(shí)也是控制項目變更的重要基礎。項目范圍是由WBS定義的,所以WBS也是一個(gè)項目的綜合工具。
      WBS是由3個(gè)關(guān)鍵元素構成的名詞:工作(work)--可以產(chǎn)生有形結果的工作任務(wù);分解(breakdown)--是一種逐步細分和分類(lèi)的層級結構;結構(structure)--按照一定的模式組織各部分。根據這些概念,WBS有相應的構成因子與其對應:
(1)結構化編碼
      編碼是最顯著(zhù)和最關(guān)鍵的WBS構成因子,首先編碼用于將WBS徹底的結構化。通過(guò)編碼體系,我們可以很容易識別WBS元素的層級關(guān)系、分組類(lèi)別和特性。并且由于近代計算機技術(shù)的發(fā)展,編碼實(shí)際上使WBS信息與組織結構信息、成本數據、進(jìn)度數據、合同信息、產(chǎn)品數據、報告信息等緊密地聯(lián)系起來(lái)。
(2)工作包
      工作包(workpackage)是WBS的最底層元素,一般的工作包是最小的“可交付成果”,這些可交付成果很容易識別出完成它的活動(dòng)、成本和組織以及資源信息。例如:管道安裝工作包可能含有管道支架制作和安裝、管道連接與安裝、嚴密性檢驗等幾項活動(dòng);包含運輸/焊接/管道制作人工費用、管道/金屬附件材料費等成本;過(guò)程中產(chǎn)生的報告/檢驗結果等等文檔;以及被分配的工班組等責任包干信息等等。正是上述這些組織/成本/進(jìn)度/績(jì)效信息使工作包乃至WBS成為了項目管理的基礎?;谏鲜鲇^(guān)點(diǎn),一個(gè)用于項目管理的WBS必須被分解到工作包層次才能夠使其成為一個(gè)有效的管理工具。
(3)WBS元素
      WBS元素實(shí)際上就是WBS結構上的一個(gè)個(gè)“節點(diǎn)”,通俗的理解就是“組織機構圖”上的一個(gè)個(gè)“方框”,這些方框代表了獨立的、具有隸屬關(guān)系/匯總關(guān)系的“可交付成果”。經(jīng)過(guò)數十年的總結大多數組織都傾向于WBS結構必須與項目目標有關(guān),必須面向最終產(chǎn)品或可交付成果的,因此WBS元素更適于描述輸出產(chǎn)品的名詞組成(effictiveWBS,GregoryT.Haugan)。其中的道理很明顯,不同組織、文化等為完成同一工作所使用的方法、程序和資源不同,但是他們的結果必須相同,必須滿(mǎn)足規定的要求。只有抓住最核心的可交付結果才能最有效的控制和管理項目;另一方面,只有識別出可交付結果才能識別內部/外部組織完成此工作所使用的方法、程序和資源。工作包是最底層的WBS元素。
(4)WBS字典
      管理的規范化、標準化一直是眾多公司追求的目標,WBS字典就是這樣一種工具。它用于描述和定義WBS元素中的工作的文檔。字典相當于對某一WBS元素的規范,即WBS元素必須完成的工作以及對工作的詳細描述;工作成果的描述和相應規范標準;元素上下級關(guān)系以及元素成果輸入輸出關(guān)系等。同時(shí)WBS字典對于清晰的定義項目范圍也有著(zhù)巨大的規范作用,它使得WBS易于理解和被組織以外的參與者(如承包商)接受。在建筑業(yè),工程量清單規范就是典型的工作包級別的WBS字典。
二、主要用途
      WBS是一個(gè)描述思路的規劃和設計工具。
      它幫助項目經(jīng)理和項目團隊確定和有效地管理項目的工作。
      1WBS是一個(gè)清晰地表示各項目工作之間的相互聯(lián)系的結構設計工具。
      2WBS是一個(gè)展現項目全貌,詳細說(shuō)明為完成項目所必須完成的各項工作的計劃工具。
      3WBS定義了里程碑事件,可以向高級管理層和客戶(hù)報告項目完成情況,作為項目狀況的報告工具。
      4WBS防止遺漏項目的可交付成果。
      5WBS幫助項目經(jīng)理關(guān)注項目目標和澄清職責。
      6WBS建立可視化的項目可交付成果,以便估算工作量和分配工作。
      7WBS幫助改進(jìn)時(shí)間、成本和資源估計的準確度。
      8WBS幫助項目團隊的建立和獲得項目人員的承諾。
      9WBS為績(jì)效測量和項目控制定義一個(gè)基準。
      10WBS輔助溝通清晰的工作責任。
      11WBS為其他項目計劃的制定建立框架。
      12WBS幫助分析項目的最初風(fēng)險。
三、創(chuàng )建方法
      創(chuàng )建WBS是指將復雜的項目分解為一系列明確定義的項目工作并作為隨后計劃活動(dòng)的指導文檔。WBS的創(chuàng )建方法主要有以下兩種:
      1類(lèi)比方法:參考類(lèi)似項目的WBS創(chuàng )建新項目的WBS。
      2自上而下的方法:從項目的目標開(kāi)始,逐級分解項目工作,直到參與者滿(mǎn)意地認為項目工作已經(jīng)充分地得到定義。該方法由于可以將項目工作定義在適當的細節水平,對于項目工期、成本和資源需求的估計可以比較準確。
      創(chuàng )建WBS時(shí)需要滿(mǎn)足以下幾點(diǎn)基本要求:
      1某項任務(wù)應該在WBS中的一個(gè)地方且只應該在WBS中的一個(gè)地方出現。
      2WBS中某項任務(wù)的內容是其下所有WBS項的總和。
      3一個(gè)WBS項只能由一個(gè)人負責,即使許多人都可能在其上工作,也只能由一個(gè)人負責,其他人只能是參與者。
      4WBS必須與實(shí)際工作中的執行方式一致。
      5應讓項目團隊成員積極參與創(chuàng )建WBS,以確保WBS的一致性。
      6每個(gè)WBS項都必須文檔化,以確保準確理解已包括和未包括的工作范圍。
      7WBS必須在根據范圍說(shuō)明書(shū)正常地維護項目工作內容的同時(shí),也能適應無(wú)法避免的變更。
      8WBS的工作包的定義不超過(guò)40小時(shí),建議在4-8小時(shí)。
      9WBS的層次不超過(guò)10層,建議在4-6層。
 
 
四、表示方式
      WBS可以由樹(shù)形的層次結構圖或者行首縮進(jìn)的表格表示。在實(shí)際應用中,表格形式的WBS應用比較普遍,特別是在項目管理軟件中,具體的模版樣式參見(jiàn)WBS模版樣式。
五、分解方式
      WBS的分解可以采用以下三種方式進(jìn)行:
(1)按產(chǎn)品的物理結構分解,如下圖:
 
 
(2)按產(chǎn)品或項目的功能分解,如下圖:
 
 
(3)按照實(shí)施過(guò)程分解,如下圖:
 
 
六、項目組內創(chuàng )建過(guò)程
      項目組內創(chuàng )建WBS的過(guò)程非常重要,因為在項目分解過(guò)程中,項目經(jīng)理、項目成員和所有參與項目的部門(mén)主任都必須考慮該項目的所有方面。
項目組內創(chuàng )建WBS的過(guò)程是:
      1.得到范圍說(shuō)明書(shū)(ScopeStatement)或工作說(shuō)明書(shū)(StatementofWok,承包子項目時(shí))。
      2.召集有關(guān)人員,集體討論所有主要項目工作,確定項目工作分解的方式。
      3.分解項目工作。如果有現成的模板,應該盡量利用。
      4.畫(huà)出WBS的層次結構圖。WBS較高層次上的一些工作可以定義為子項目或子生命周期階段。
      5.將主要項目可交付成果細分為更小的、易于管理的組分或工作包。工作包必須詳細到可以對該工作包進(jìn)行估算(成本和歷時(shí))、安排進(jìn)度、做出預算、分配負責人員或組織單位。
      6.驗證上述分解的正確性。如果發(fā)現較低層次的項沒(méi)有必要,則修改組成成分。
      7.建立一個(gè)編號系統。
      8.隨著(zhù)其他計劃活動(dòng)的進(jìn)行,不斷地對WBS更新或修正,直到覆蓋所有工作。
七、檢驗標準
      檢驗WBS是否定義完全、項目的所有任務(wù)是否都被完全分解主要依據以下標準:
      1.每個(gè)任務(wù)的狀態(tài)和完成情況是可以量化的。
      2.明確定義了每個(gè)任務(wù)的開(kāi)始和結束。
      3.每個(gè)任務(wù)都有一個(gè)可交付成果。
      4.工期易于估算且在可接受期限內。
      6.各項任務(wù)是獨立的。
      7.各項任務(wù)能被描述的。
八、使用
      對WBS需要建立WBS詞典(WBSDictionary)來(lái)描述各個(gè)工作部分。WBS詞典通常包括工作包描述、進(jìn)度日期、成本預算和人員分配等信息。對于每個(gè)工作包,應盡可能地包括有關(guān)工作包的必要的、盡量多的信息。當WBS與OBS綜合使用時(shí),要建立賬目編碼(CodeofAccount)。賬目編碼是用于惟一確定項目工作分解結構每一個(gè)單元的編碼系統。成本和資源被分配到這一編碼結構中。
      編制WBS的思路
1.基于功能
2.基于成果
3.基于工作過(guò)程
 
九、實(shí)踐經(jīng)驗
      最多使用20個(gè)層次,多于20層是過(guò)度的。對于一些較小的項目4-6層一般就足夠了。
      WBS中的支路沒(méi)有必要全都分解到同一層次,即不必把結構強制做成對稱(chēng)的。在任意支路,當達到一個(gè)層次時(shí),可以作出所要求準確性的估算,就可以停止了。
十、作用
      1.明確和準確說(shuō)明項目的范圍;
      2.為各獨立單元分派人員,規定這些人員的相應職責;
      3.針對各獨立單元,進(jìn)行時(shí)間、費用和資源需要量的估算,提高時(shí)間、費用和資源估算的準確度;
      4.為計劃、成本、進(jìn)度計劃、質(zhì)量、安全和費用控制奠定共同基礎,確定項目進(jìn)度測量和控制的基準;
      5.將項目工作與項目的財務(wù)帳目聯(lián)系起來(lái);
      6.便于劃分和分派責任;
      7.確定工作內容和工作順序;
      8.估算項目整體和全過(guò)程的費用。

(本資訊于2016-08-25首次發(fā)布)
 


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