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用冰山模型分析項目經(jīng)理工作

2020-03-31    來(lái)源:蘇項薈 蘇寧金融--王響
引言
在不了解的人看來(lái),項目經(jīng)理工作很簡(jiǎn)單,就是訂會(huì )議室拉人開(kāi)開(kāi)會(huì ),平時(shí)找人吹吹牛。確實(shí)如此嗎?如果你是新手項目經(jīng)理,懷著(zhù)滿(mǎn)滿(mǎn)的期待剛跨入項目經(jīng)理行業(yè)。你是否會(huì )有疑惑,項目經(jīng)理做些什么呢?
下面我們探討下項目經(jīng)理工作到底有哪些內容。按照管理過(guò)程學(xué)派亨利•法約爾對管理的定義是:所有的人類(lèi)組織都有的一種活動(dòng),由計劃、組織、指揮、協(xié)調和控制五項要素組成。項目經(jīng)理工作內容也包括這些,用冰山模型描述的話(huà),水面以上可見(jiàn)冰山的有溝通和組織,水面以下冰山的有計劃和控制。下面我們來(lái)分別探討下項目經(jīng)理這四類(lèi)工作。
01溝通協(xié)調
根據PMI的定義,項目溝通管理包括通過(guò)開(kāi)發(fā)工件,以及執行用于有效交換信息的各種活動(dòng),來(lái)確保項目及其相關(guān)方的信息需求得以滿(mǎn)足的各個(gè)過(guò)程。溝通是所有工作的落腳點(diǎn),其他工作通過(guò)溝通達到目的。
溝通協(xié)調做什么
溝通工作是最容易讓項目成員看到的項目經(jīng)理工作內容,包括日常溝通工作,如跟進(jìn)項目情況、了解風(fēng)險問(wèn)題、溝通風(fēng)險問(wèn)題影響及方案等;組織啟動(dòng)會(huì )、匯報會(huì )、周例會(huì )和結項會(huì )等;還有發(fā)送郵件和即時(shí)通訊消息,如會(huì )議紀要、項目周報和項目通知、安排等。
溝通工作中注意要點(diǎn)及原則包括提前準備,訂好會(huì )議室、編寫(xiě)材料等;多方求證,二次確認信息;理解并選擇合適的語(yǔ)言溝通;確認各方理解信息并達成共識。
為什么做這些
根據管理學(xué)大師斯蒂芬•P•羅賓斯對管理的定義,管理是同他人一起,或通過(guò)他人使活動(dòng)完成得更有效的過(guò)程。既然同他人一起或通過(guò)他人完成工作,中間需要大量的溝通確認工作,才能讓項目成員了解并完成相應的工作。
怎么做
認真傾聽(tīng),是對說(shuō)者的尊重,更是有效溝通的基本前提。不要讓對方有被忽略的感受,聽(tīng)清對方的需求,了解對方的心意,才能找到最恰當的解決方向。
準確提問(wèn),準確的發(fā)問(wèn)能更好的探尋對方的想法,不同的情形下分別選擇開(kāi)放式或封閉式的問(wèn)題。
中立陳述,陳述事實(shí)與問(wèn)題,給予反饋和期望,使對方明確后果與影響,同時(shí)提出對于改變后的期望。
02組織設計
為實(shí)現項目目標,設計并確定項目結構和人員配備,形成合理的分工協(xié)作關(guān)系的過(guò)程。組織工作是項目工作的骨架,是溝通的依據之一。
組織設計做什么
組織工作也是項目成員能看到的項目經(jīng)理工作內容之一,包括明確項目組織架構,確定角色和職責;然后選擇合適的人員組建項目團隊并建設團隊;建立研發(fā)管理、風(fēng)險應對和變更管理等項目流程。
組織工作中注意要點(diǎn)及原則包括適應組織環(huán)境,如不要憑空建立流程,盡量在現有流程上優(yōu)化等;匹配項目的獨特性和復雜性,如單項目還是項目集、使用何種項目管理框架,敏捷還是瀑布、管理力度和模式滿(mǎn)足項目復雜性要求等。
為什么做這些
項目組織具有跨職能、跨部門(mén)的特性,所以需要通過(guò)組織工作,使得項目成果分工完成并明確流程、使流程順暢流轉,從而在分工的基礎上通力協(xié)作,彌合部門(mén)合作時(shí)的隔閡,使不同部門(mén)沖突的目標協(xié)調一致。
怎么做
首先明確項目目標,在項目啟動(dòng)之初,項目經(jīng)理參照組織過(guò)程資產(chǎn)確定項目組織和流程要求等,然后通過(guò)各種手段、在各種場(chǎng)合不斷宣貫、強化。
03計劃安排
為了實(shí)現項目目標,規劃和安排未來(lái)項目實(shí)施過(guò)程的活動(dòng)。計劃工作貫穿于項目全過(guò)程,隨著(zhù)項目進(jìn)展的推進(jìn),不斷地修改和調整,以適應和反映最新項目情況。計劃工作是溝通和組織的基礎、依據,是項目工作的血液。
計劃安排做什么
項目經(jīng)理制定項目管理計劃,指導項目未來(lái)實(shí)施過(guò)程,包括實(shí)現項目目標的主計劃,如時(shí)間、范圍、質(zhì)量、成本,輔助計劃,如溝通、資源、風(fēng)險。其中最重要的是在項目啟動(dòng)時(shí)要確定項目計劃的計劃,以明確制定項目計劃的步驟。
計劃工作中注意要點(diǎn)及原則包括讓項目成員盡早參與并達成共識;平衡相互制約的多個(gè)項目目標;根據變化更新,計劃要可跟蹤。
為什么做這些
計劃是組織和溝通的前提,涉及到跨部門(mén)的多人,必須要有嚴密的計劃,才能讓大家向統一的目標,以統一的步調前進(jìn)。同時(shí)計劃為管理活動(dòng)確定了數據、尺度和標準,為控制指明了方向、提供了依據。確定計劃后,我們才能將實(shí)際情況對照計劃,確定是否發(fā)生偏差,進(jìn)而采取糾差措施。
怎么做
有多種技術(shù)可用于制定計劃,如滾動(dòng)規劃法,因為項目本身具有漸進(jìn)明細性,所以計劃需要滾動(dòng)更新;網(wǎng)絡(luò )計劃技術(shù),具體有關(guān)鍵路徑法、計劃評審技術(shù);目標管理法,按照項目目標以倒排或順推的方式制定項目計劃。
04控制跟進(jìn)
控制就是核實(shí)計劃落實(shí)情況,以便發(fā)現缺點(diǎn)、采取措施、加以糾正,以使實(shí)際與計劃保持一致。項目管理要正確的做事,核心就是控制,通過(guò)溝通、組織和計劃等工作才能實(shí)現控制項目的目的。
控制跟進(jìn)做什么
控制工作是項目經(jīng)理工作的出發(fā)點(diǎn)和目的,包括核實(shí)與跟進(jìn)進(jìn)度,了解任務(wù)詳情和難點(diǎn),確認結果和質(zhì)量是否符合要求;風(fēng)險識別與應對以及變更管理。
控制工作中注意要點(diǎn)及原則包括以項目目標為基準,而不只是關(guān)注項目目標,更重要的是理解業(yè)務(wù)目標;項目目標不是一成不變,根據外部商業(yè)環(huán)境和自身組織情況,按照流程各方確認后適時(shí)調整;提前評估風(fēng)險,預留風(fēng)險儲備,給項目組一定緩沖。
為什么做這些
前文已經(jīng)對項目管理工作解釋?zhuān)椖抗芾硇枰_的做事,而要達到正確做事的目標,需采取一定的控制措施使項目按照既定目標上線(xiàn)并盡早創(chuàng )造商業(yè)價(jià)值,在項目過(guò)程中組織有序,職責清晰,潤滑部門(mén)和成員間的沖突。
怎么做
為了控制項目不超出既定的范圍、成本、時(shí)間和質(zhì)量等約束,需要建立可控的項目環(huán)境,使人、事、財、物等滿(mǎn)足項目要求。人的方面,建立項目組織等,使項目成員有序、高效的完成任務(wù);事的方面,做好相關(guān)計劃,做到事情責任到人、有序推進(jìn);財的方面,做好成本管理計劃,提前確定預算、支出和收益計劃;物的方面,做好資源管理計劃,提前申請。
結語(yǔ)
如果說(shuō)項目經(jīng)理的工作內容是冰山,而撐起冰山的水就是項目經(jīng)理的熱情和責任感,做好項目經(jīng)理的工作需要用熱情和責任感來(lái)感染自己、感染項目成員。其實(shí)每個(gè)崗位都有自己的苦與樂(lè ),客觀(guān)看待項目經(jīng)理崗位,不管是從事哪個(gè)崗位都要不斷付出艱辛的努力,才能獲得更好的職業(yè)發(fā)展。


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