引言
在不了解的人看來(lái)，項(xiàng)目經(jīng)理工作很簡(jiǎn)單，就是訂會(huì)議室拉人開(kāi)開(kāi)會(huì)，平時(shí)找人吹吹牛。確實(shí)如此嗎？如果你是新手項(xiàng)目經(jīng)理，懷著滿滿的期待剛跨入項(xiàng)目經(jīng)理行業(yè)。你是否會(huì)有疑惑，項(xiàng)目經(jīng)理做些什么呢？
下面我們探討下項(xiàng)目經(jīng)理工作到底有哪些內(nèi)容。按照管理過(guò)程學(xué)派亨利•法約爾對(duì)管理的定義是：所有的人類組織都有的一種活動(dòng)，由計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制五項(xiàng)要素組成。項(xiàng)目經(jīng)理工作內(nèi)容也包括這些，用冰山模型描述的話，水面以上可見(jiàn)冰山的有溝通和組織，水面以下冰山的有計(jì)劃和控制。下面我們來(lái)分別探討下項(xiàng)目經(jīng)理這四類工作。
01溝通協(xié)調(diào)
根據(jù)PMI的定義，項(xiàng)目溝通管理包括通過(guò)開(kāi)發(fā)工件，以及執(zhí)行用于有效交換信息的各種活動(dòng)，來(lái)確保項(xiàng)目及其相關(guān)方的信息需求得以滿足的各個(gè)過(guò)程。溝通是所有工作的落腳點(diǎn)，其他工作通過(guò)溝通達(dá)到目的。
溝通協(xié)調(diào)做什么
溝通工作是最容易讓項(xiàng)目成員看到的項(xiàng)目經(jīng)理工作內(nèi)容，包括日常溝通工作，如跟進(jìn)項(xiàng)目情況、了解風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題、溝通風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題影響及方案等；組織啟動(dòng)會(huì)、匯報(bào)會(huì)、周例會(huì)和結(jié)項(xiàng)會(huì)等；還有發(fā)送郵件和即時(shí)通訊消息，如會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目周報(bào)和項(xiàng)目通知、安排等。
溝通工作中注意要點(diǎn)及原則包括提前準(zhǔn)備，訂好會(huì)議室、編寫材料等；多方求證，二次確認(rèn)信息；理解并選擇合適的語(yǔ)言溝通；確認(rèn)各方理解信息并達(dá)成共識(shí)。
為什么做這些
根據(jù)管理學(xué)大師斯蒂芬•P•羅賓斯對(duì)管理的定義，管理是同他人一起，或通過(guò)他人使活動(dòng)完成得更有效的過(guò)程。既然同他人一起或通過(guò)他人完成工作，中間需要大量的溝通確認(rèn)工作，才能讓項(xiàng)目成員了解并完成相應(yīng)的工作。
怎么做
認(rèn)真傾聽(tīng)，是對(duì)說(shuō)者的尊重，更是有效溝通的基本前提。不要讓對(duì)方有被忽略的感受，聽(tīng)清對(duì)方的需求，了解對(duì)方的心意，才能找到最恰當(dāng)?shù)慕鉀Q方向。
準(zhǔn)確提問(wèn)，準(zhǔn)確的發(fā)問(wèn)能更好的探尋對(duì)方的想法，不同的情形下分別選擇開(kāi)放式或封閉式的問(wèn)題。
中立陳述，陳述事實(shí)與問(wèn)題，給予反饋和期望，使對(duì)方明確后果與影響，同時(shí)提出對(duì)于改變后的期望。
02組織設(shè)計(jì)
為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，設(shè)計(jì)并確定項(xiàng)目結(jié)構(gòu)和人員配備，形成合理的分工協(xié)作關(guān)系的過(guò)程。組織工作是項(xiàng)目工作的骨架，是溝通的依據(jù)之一。
組織設(shè)計(jì)做什么
組織工作也是項(xiàng)目成員能看到的項(xiàng)目經(jīng)理工作內(nèi)容之一，包括明確項(xiàng)目組織架構(gòu)，確定角色和職責(zé)；然后選擇合適的人員組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)并建設(shè)團(tuán)隊(duì)；建立研發(fā)管理、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)和變更管理等項(xiàng)目流程。
組織工作中注意要點(diǎn)及原則包括適應(yīng)組織環(huán)境，如不要憑空建立流程，盡量在現(xiàn)有流程上優(yōu)化等；匹配項(xiàng)目的獨(dú)特性和復(fù)雜性，如單項(xiàng)目還是項(xiàng)目集、使用何種項(xiàng)目管理框架，敏捷還是瀑布、管理力度和模式滿足項(xiàng)目復(fù)雜性要求等。
為什么做這些
項(xiàng)目組織具有跨職能、跨部門的特性，所以需要通過(guò)組織工作，使得項(xiàng)目成果分工完成并明確流程、使流程順暢流轉(zhuǎn)，從而在分工的基礎(chǔ)上通力協(xié)作，彌合部門合作時(shí)的隔閡，使不同部門沖突的目標(biāo)協(xié)調(diào)一致。
怎么做
首先明確項(xiàng)目目標(biāo)，在項(xiàng)目啟動(dòng)之初，項(xiàng)目經(jīng)理參照組織過(guò)程資產(chǎn)確定項(xiàng)目組織和流程要求等，然后通過(guò)各種手段、在各種場(chǎng)合不斷宣貫、強(qiáng)化。
03計(jì)劃安排
為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，規(guī)劃和安排未來(lái)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的活動(dòng)。計(jì)劃工作貫穿于項(xiàng)目全過(guò)程，隨著項(xiàng)目進(jìn)展的推進(jìn)，不斷地修改和調(diào)整，以適應(yīng)和反映最新項(xiàng)目情況。計(jì)劃工作是溝通和組織的基礎(chǔ)、依據(jù)，是項(xiàng)目工作的血液。
計(jì)劃安排做什么
項(xiàng)目經(jīng)理制定項(xiàng)目管理計(jì)劃，指導(dǎo)項(xiàng)目未來(lái)實(shí)施過(guò)程，包括實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的主計(jì)劃，如時(shí)間、范圍、質(zhì)量、成本，輔助計(jì)劃，如溝通、資源、風(fēng)險(xiǎn)。其中最重要的是在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)要確定項(xiàng)目計(jì)劃的計(jì)劃，以明確制定項(xiàng)目計(jì)劃的步驟。
計(jì)劃工作中注意要點(diǎn)及原則包括讓項(xiàng)目成員盡早參與并達(dá)成共識(shí)；平衡相互制約的多個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)；根據(jù)變化更新，計(jì)劃要可跟蹤。
為什么做這些
計(jì)劃是組織和溝通的前提，涉及到跨部門的多人，必須要有嚴(yán)密的計(jì)劃，才能讓大家向統(tǒng)一的目標(biāo)，以統(tǒng)一的步調(diào)前進(jìn)。同時(shí)計(jì)劃為管理活動(dòng)確定了數(shù)據(jù)、尺度和標(biāo)準(zhǔn)，為控制指明了方向、提供了依據(jù)。確定計(jì)劃后，我們才能將實(shí)際情況對(duì)照計(jì)劃，確定是否發(fā)生偏差，進(jìn)而采取糾差措施。
怎么做
有多種技術(shù)可用于制定計(jì)劃，如滾動(dòng)規(guī)劃法，因?yàn)轫?xiàng)目本身具有漸進(jìn)明細(xì)性，所以計(jì)劃需要滾動(dòng)更新；網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)，具體有關(guān)鍵路徑法、計(jì)劃評(píng)審技術(shù)；目標(biāo)管理法，按照項(xiàng)目目標(biāo)以倒排或順推的方式制定項(xiàng)目計(jì)劃。
04控制跟進(jìn)
控制就是核實(shí)計(jì)劃落實(shí)情況，以便發(fā)現(xiàn)缺點(diǎn)、采取措施、加以糾正，以使實(shí)際與計(jì)劃保持一致。項(xiàng)目管理要正確的做事，核心就是控制，通過(guò)溝通、組織和計(jì)劃等工作才能實(shí)現(xiàn)控制項(xiàng)目的目的。
控制跟進(jìn)做什么
控制工作是項(xiàng)目經(jīng)理工作的出發(fā)點(diǎn)和目的，包括核實(shí)與跟進(jìn)進(jìn)度，了解任務(wù)詳情和難點(diǎn)，確認(rèn)結(jié)果和質(zhì)量是否符合要求；風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與應(yīng)對(duì)以及變更管理。
控制工作中注意要點(diǎn)及原則包括以項(xiàng)目目標(biāo)為基準(zhǔn)，而不只是關(guān)注項(xiàng)目目標(biāo)，更重要的是理解業(yè)務(wù)目標(biāo)；項(xiàng)目目標(biāo)不是一成不變，根據(jù)外部商業(yè)環(huán)境和自身組織情況，按照流程各方確認(rèn)后適時(shí)調(diào)整；提前評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，預(yù)留風(fēng)險(xiǎn)儲(chǔ)備，給項(xiàng)目組一定緩沖。
為什么做這些
前文已經(jīng)對(duì)項(xiàng)目管理工作解釋，項(xiàng)目管理需要正確的做事，而要達(dá)到正確做事的目標(biāo)，需采取一定的控制措施使項(xiàng)目按照既定目標(biāo)上線并盡早創(chuàng)造商業(yè)價(jià)值，在項(xiàng)目過(guò)程中組織有序，職責(zé)清晰，潤(rùn)滑部門和成員間的沖突。
怎么做
為了控制項(xiàng)目不超出既定的范圍、成本、時(shí)間和質(zhì)量等約束，需要建立可控的項(xiàng)目環(huán)境，使人、事、財(cái)、物等滿足項(xiàng)目要求。人的方面，建立項(xiàng)目組織等，使項(xiàng)目成員有序、高效的完成任務(wù)；事的方面，做好相關(guān)計(jì)劃，做到事情責(zé)任到人、有序推進(jìn)；財(cái)?shù)姆矫?，做好成本管理?jì)劃，提前確定預(yù)算、支出和收益計(jì)劃；物的方面，做好資源管理計(jì)劃，提前申請(qǐng)。
結(jié)語(yǔ)
如果說(shuō)項(xiàng)目經(jīng)理的工作內(nèi)容是冰山，而撐起冰山的水就是項(xiàng)目經(jīng)理的熱情和責(zé)任感，做好項(xiàng)目經(jīng)理的工作需要用熱情和責(zé)任感來(lái)感染自己、感染項(xiàng)目成員。其實(shí)每個(gè)崗位都有自己的苦與樂(lè)，客觀看待項(xiàng)目經(jīng)理崗位，不管是從事哪個(gè)崗位都要不斷付出艱辛的努力，才能獲得更好的職業(yè)發(fā)展。
