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一個不會項目管理的項目經(jīng)理有多可怕

2020-02-12    來源:豈安科技項目經(jīng)理:阿木
“事先計劃,事中控制,事后總結(jié)”的原則放在處理任何事情上都不會錯,項目管理也同樣適用這個原則。首先我們來看看什么是項目管理,什么是項目經(jīng)理。
●什么是項目管理
項目管理是管理學的一個分支學科 ,對項目管理的定義是:指項目的管理者在有限的資源約束下,運用系統(tǒng)的觀點、方法和理論,對項目涉及的全部工作進行有效地管理。即從項目的投資決策開始到項目結(jié)束的全過程進行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評價,以實現(xiàn)項目的目標。
●什么是項目經(jīng)理
項目經(jīng)理( Project Manager ) ,是為項目的成功策劃和執(zhí)行負總責的人,首要職責是在預算范圍內(nèi)按時優(yōu)質(zhì)地領(lǐng)導項目小組完成全部項目工作內(nèi)容,并使客戶滿意。為此項目經(jīng)理必須在一系列的項目計劃、組織和控制活動中做好領(lǐng)導工作,從而實現(xiàn)項目目標。
簡單用一句話表述就是:項目經(jīng)理是在限定的資源及限定的時間內(nèi)需完成的一次性任務。弄明白了是怎么回事,我們看看項目經(jīng)理小趙身上所發(fā)生的,了解了解會發(fā)生什么事。
1、項目經(jīng)理:小趙
小趙是一家很不錯的軟件公司的項目經(jīng)理,公司老總正好最近簽了個大合同指定給了小趙。由于客戶和老總是朋友,所以整個項目啟動的非常順利,項目團隊都很快投入到了項目中。
但是,因為項目的周期比較長,快速啟動項目導致經(jīng)常會有考慮不到的問題發(fā)生。所以,只要一發(fā)生比較嚴重的問題就會有大部分人受影響被要求馬上解決,導致項目整體進度延期。
以上這個案例就是項目管理最常見的問題,所以有人說“項目失敗不是敗在結(jié)束,而是在開始時失敗”。
●事先計劃
在現(xiàn)實的項目管理過程中,其實可以根據(jù)項目的實際情況來制定相對完整的項目計劃,以軟件開發(fā)項目為例,項目計劃可以包括以下幾部分:
1、確認軟件的作用和主要功能
2、根據(jù)主要功能,明確軟件的功能范圍,包括限制條件和約束
3、根據(jù)功能范圍,創(chuàng)建開發(fā)任務
4、根據(jù)開發(fā)任務,評估開發(fā)周期和時長,安排資源和時間進度;還可以完成費用預算和風險評估(有時候風險評估也會單獨作為計劃中的一部分被考慮)
5、如果功能需要外包,可以把采購列入項目計劃中
6、安排溝通計劃
7、軟件的質(zhì)量驗收流程和驗收指標
8、把以上所有的計劃進行匯總整合,合理的安排資源和考慮其他因素,形成一份整體的項目計劃
如果計劃不全面,資源、成本和溝通都會成為項目過程中的潛在問題,整個項目團隊都是在到處填坑,疲于應付的狀態(tài)中。項目管理整體包括范圍、時間、成本、質(zhì)量、人力資源、溝通、風險、采購和所有干系人管理,如果要把完整的項目管理系統(tǒng)搬出來,可以推薦大家看一本書,PMBOK。
下圖是某機構(gòu)根據(jù)PMBOK整理的一套比較完整的項目管理系統(tǒng)流程圖,供大家參考。
●事中控制
遇到過很懂計劃的項目經(jīng)理,溝通能力和技術(shù)能力都很強,但是因為項目管理往往更容易傾向于技術(shù)實現(xiàn),所以很容易忽視客戶的理解,這也是項目過程中經(jīng)常會有客戶提出改變需求的原因之一。
所以,就算計劃做的再好,也會有被忽視或者不受控制的問題發(fā)生,這個時候只能盡量去控制問題的影響。
2、項目經(jīng)理:老李
老李是公司的技術(shù)總監(jiān),帶了三個技術(shù)開發(fā)小組分別負責不同的業(yè)務和模塊。目前公司的業(yè)務正是發(fā)展的關(guān)鍵時刻,有很多項目需要技術(shù)支撐和配合。所以經(jīng)常能看到老李被拉去和業(yè)務負責人討論客戶需求,也常??吹竭\營部門在和老李反饋運營難點,簡單形容就是配合售前同時也支持售后。但是老李根本沒有時間停下來一起處理所有的問題。
業(yè)務部小陳是老李的熟人,小陳有個客戶最近和公司簽了業(yè)務合同,但是在合同付款之前客戶的需求一直在變,所以經(jīng)常能看見小陳圍著老李在討論客戶需求的滿足條件。
事實上,老李除了要參與解決三個技術(shù)小組的技術(shù)問題,還要周旋于項目需求會和解決公司客戶的售后技術(shù)支持。于是問題越來越多,慢慢累積,最終發(fā)現(xiàn):很多問題都是只解決了一半就被“更高”優(yōu)先級的問題耽擱了。在老李看來,所有事情都需要他來解決,但他不一定能了解所有問題的全局優(yōu)先級。
公司產(chǎn)品問題反饋的渠道會有很多種,銷售和運營可能是收集客戶問題的主要來源。
●從銷售角度出發(fā),產(chǎn)品問題的嚴重程度會影響到合同和業(yè)績;
●從運營的角度出發(fā),產(chǎn)品問題影響到的是部門的報告和數(shù)據(jù)的準確性。
大家都希望問題越少越好,解決問題的速度越快越好。但是售后技術(shù)支持團隊只有一個,所有人都恨不得把售后技術(shù)資源據(jù)為己有,優(yōu)先解決影響到自己的問題。
這個時候項目管理可以做到的就是:好的幫助銷售和運營協(xié)調(diào)售后技術(shù)資源,把控問題處理的優(yōu)先級,以最小的損失處理最大價值的問題。
●事后總結(jié)
在項目管理過程中,我會把問題總結(jié)分為兩個大類:一類是風險,一類是缺陷。
●項目中,還沒發(fā)生但隨時可能發(fā)生的問題,在項目管理中叫識別的 風險,會記錄在風險登記冊中,并給每個風險制定了應對計劃;
●已經(jīng)發(fā)生的問題經(jīng)常容易被歸類成 缺陷,被記錄成問題日志,需要分析問題的根本原因,可以改善項目管理過程,避免同樣的問題重復發(fā)生,也可以為后面的項目提供經(jīng)驗教訓。
小趙的項目因為計劃不周全導致延期,那么下個項目延期的風險肯定會降低,因為他總結(jié)了這次延期的主要原因;老李的項目問題積累得不到解決,最終總結(jié)發(fā)現(xiàn)根本原因是項目管理對處理問題優(yōu)先級的控制不夠,經(jīng)過流程優(yōu)化,問題的處理效率肯定會比以前要高。
一切問題的總結(jié)都是為下次更好的解決問題做準備,所以經(jīng)驗教訓其實就是項目管理的一個重要成果。
●總結(jié)
 “事先計劃,事中控制,事后總結(jié)”原則上升到管理學可以用一個通用模型來解釋——PDCA循環(huán)(戴明環(huán)),又叫質(zhì)量環(huán),特點是:周而復始,大環(huán)帶小環(huán),階梯上升。
項目管理其實就是一個大環(huán),處理項目中每個問題都可以算一個小環(huán),項目從無到有就是在不斷遵循PDCA循環(huán),不斷在優(yōu)化過程、提高質(zhì)量水平和效率,為實現(xiàn)項目目標而努力。( 作者:豈安科技項目經(jīng)理:阿木 )


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