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          當項目管理遇到知識管理,將碰撞出什么樣的火花?——理念篇

          2018-11-09    來源:企業管理縱橫談
                企業要發展,就需要基于市場需求與自身產品、技術、業務及商業模式,通過持續的”業務實踐-沉淀反思-總結創新“推動與生長閉環,逐步探索形成真正屬于自己的發展之路。
                大部分企業主要是通過項目模式開展業務,交付客戶價值。要保障項目整體的價值目標有效達成,除了人、財、物的有效輸入,還需要確保有系統性的優質知識輸入,未來同類項目也需要從歷史項目中獲取學習成功經驗與有效方法。
                尤其當項目所處的環境、條件與需求與原有區域、市場、客戶等情況存在較大差異,亦或是屬于新產品或新業務孵化創新類項目時,所啟動的每個項目在實施中是否做好全面針對性知識輸入與系統性總結沉淀,將不只影響當期項目的實施與交付成效,同時也對未來同類型項目的建設啟動與運營交付,以及更深遠的企業業務規范運營管理與產業化發展創新具有直接影響意義。
                如何通過做好項目級知識管理,來支撐當期項目的優質實施交付與業績目標達成,同時為未來同類新項目提供優質知識經驗與專業能力輸入,并支持產品技術、業務模式及管理機制的優化創新,持續打造與優化組織的業務交付能力與品牌價值,則需要引入系統性的項目級知識管理方法與機制,促進項目知識經驗沉淀萃取與學習應用傳承。
                系統性的項目知識管理方法機制對應到項目不同周期階段包含三大環節,同時有兩條線一以貫之始終在并行融合推進,一是學習應用線,二是知識沉淀線:
          1)事前學:項目啟動前的KM PLAN(項目知識管理規劃)、項目事前學;
          2)事中學:過程中成果沉淀,項目事中學(事后回顧AAR/同行協助PI);
          3)事后學:收尾階段的項目回顧與知識收割(經驗萃取/文檔收割)。
                三者在實際運行中是相互融合關聯,成一個系統的,其相互關系為:
          ●KM PLAN定義學習與沉淀目標,明確內容、范圍與方式,并轉換為行動計劃;
          ●項目事中學落實學習與沉淀計劃;
          ●項目事后學驗證計劃,系統性整理提煉全項目價值成果,并就過程中個案性新情況進行針對性分析總結與提煉以備后續復用。
           
                從“以終為始”的視角來看,在這 個關系網絡中的“KM PLAN”與”知識總結收割“之間的關系最為緊密微妙:前者為后者總結收割的目標與行動計劃框架,指導后者在”清醒與有的放矢“的狀態下有序落實并輸出成果。后者是計劃落實的實際重要載體,經有效系統性總結收割后所沉淀輸出的成果,原則上會保障規劃中的項目知識內容與經驗都會被整體無遺漏地萃取回收。同時也會就基于項目實際實施交付過程中的新場景、新情況、新問題、新需求所引發出的新的知識經驗進行全面精準的沉淀萃取。
           
          1.事前學——KM PLAN(項目知識管理規劃)、項目事前學
                項目事前學環節重心在于落實兩個點——一是規劃落實,一是學習導入。
          1) KM PLAN
                項目啟動前需由項目組發起,知識管理總策劃,業務管理與支撐團隊協同支持,根據項目整體與節點性業務交付等目標需求、項目特性與流程工作內容、角色人員架構的能力儲備等因素,共同探討,制定本項目知識管理方案(事前-事中-事后學),具體內容包含兩部分:項目沉淀規劃、項目學習規劃。
          項目知識沉淀規劃
                項目知識沉淀規劃是指就本項目,在知識輸出、經驗萃取、反思沉淀等方面的工作在行動之始進行系統性思考規劃。就目標、內容、分工、方法、策略、計劃、衡量與獎懲標準達成共識,并且嵌入到項目流程與整體項目計劃中,明確各知識輸出、交付、回顧、總結的行動節點,責任到角色、團隊與崗位。
                后續項目運行到各交付節點時,相應責任人需按計劃提交相關的交付件,并且此交付件的質量也需要正式納入到相關責任團隊/角色的績效評價指標體系中。后期項目知識沉淀計劃的達成效果經轉化為可衡量的指標數據,需及時落實相關績效評價與激勵,讓項目組團隊及各成員角色的知識能力與對組織的知識價值貢獻度被定義、衡量、體現、評價與激勵,并進而納入組織與人才發展的評價與培養體系架構中。
                以終為始,系統規劃,以此保障每個項目的運作都是“記憶清晰完整沉淀”的。
          項目學習規劃
                每個項目為了達成交付目標,對項目組團隊整體及成員個體的知識與能力儲備有相應明確要求,清晰識別并明確定義項目能力要求標準,再針對現有項目團隊人員的實際能力、知識與經驗準備度做相應評估審視,往往會存在一個“能力Gap”。針對此“Gap”的必要性補足彌合需求,則需要通過策劃學習導入方案,制作提供項目知識包與學習地圖、組織實施項目學習導入行動來落實,這一系列行動的關鍵之始就是做好一個科學適用的項目學習規劃。
                設計針對性學習方案與行動計劃,明確團隊整體與關鍵角色個體需要提升與習得的能力項與能力值,設計搭建適宜的學習導入方式與支撐工具,形成“項目學習知識地圖”與《項目學習導入計劃》(根據實際需求,設計提供由項目知識包、項目知識Owner圖譜、線下培訓、專家協助、協同研討等形式組成的“項目學習組合拳”,場景化學習導入),借助知識平臺(項目社區是比較好的學習支撐方法與工具)分批次按場景落實學習計劃,提供學習導入與項目賦能支持,推動“干中學”的學習價值及時實轉化為項目工作實際交付的能力價值,幫助項目過程工作實施、痛難點問題解決與團隊能力搭建。
          2) 學習導入
                在項目立項后與啟動會前,項目組協同知識管理,面向項目組全體,組織召集項目首輪“事前學”,落實上述《項目學習導入計劃》的項目啟動前環節的事前學內容與計劃,讓項目以“有理解,有共識,有準備”的基礎上啟動,讓項目組團隊與關鍵角色獲得項目實施交付的協同認知理解與系統全面的項目知識技能,以及對可能的風險與問題的識別預判與規避解決之道的準備。
                具體項目事前學環節學習什么?誰來學習?如何學習?如何設計與組織落實項目事前學?
           
          2.事中學——成果沉淀,項目事中學(事后回顧AAR、同行協助PI)
                項目啟動后,隨著項目交付各階段業務工作的開展與成果輸出,項目啟動前所制定的知識規劃(《KM PLAN-項目學習計劃/知識沉淀計劃》)也同步有序落實。
                一方面將落實各階段知識輸出成果的回收,以及項目當前階段節點或事件性的經驗總結萃??;另一方面則落實項目階段性學習計劃,以及突發或事件性問題解決導向的學習導入,何時學習,學習什么,向誰學習由項目交付整體目標與當前項目推進情況及問題需求來確定。
                學習導入與沉淀總結的組織召集由項目組(項目經理,項目知識專責)發起,知識管理協同支持。具體的學習與總結方式方法選擇可按實際項目特性、場景需求來確定,以下介紹2個較為常見的方法模型,它們的應用過程既是項目交付優化落地與問題解決的過程,也是項目團隊學習與總結沉淀的過程:
          1)事后回顧AAR(After Action Review)
                AAR是目前知識管理實踐中應用最為廣泛的工具之一。是美國陸軍采用的一項任務后的檢視方法。通過對一個項目或一項行動的專業性討論,參加者可以更清晰的了解發生了什么、為何發生、什么進行得很好、什么還需要改進,以及如何維持優點并改進缺點。
          AAR的應用價值不局限于問題導向,并非都是為了改善什么,也可以為了識別萃取有用的知識,輸入到組織學習。通過AAR,項目團隊成員能在項目與活動的生命周期中獲取相關的隱性知識,并將之顯性化,避免了知識隨著項目團隊解散而流失。
                回顧總結也是很好的團體協同學習方式,有助于在思路與經驗交流碰撞中激發產生新的理解,并能進一步馬上響應到行動上解決問題,并籍此大大提高組織內隱形知識的顯性化、傳播和應用,從而大大地提升了組織學習能力,同時也有效支撐了組織團隊能力的實實在在增進與成長。
                事后回顧的具體方式方法可根據實際需求場景與目標內容確定,最為重要的一點是,完成事后回顧一定要導出至可落地、可量化的行動計劃,落實到實踐行動中,并跟進落實實效與后續優化。
                回顧總結輸出的方案報告,尤其經實踐檢驗并調優后的方案版本,需要在應用執行的同時,及時沉淀進項目知識經驗包,優化終版經項目知識收割后統一上傳平臺,發布共享。
          2)同行協助PA(Peer Assist)
                項目執行過程中,尤其是遇到新問題或突發難題時,如果其針對性適用的方法與經驗在本項目團隊能力經驗架構中不能被直接獲取。為保障問題及時有效解決,項目順暢運行交付,就需要識別與引入項目團隊架構以外的“外腦”支持,它可以來自于公司其它同類型項目組、擁有問題解決對應知識經驗的知識Owner,甚至公司外具有同類知識與經驗的專家。
                形式上可以采用遠程線上交流、線下點對點交流、現場指導、問題解決協同工作會議等。在問題獲得有效解決、知識經驗學習導入后,需跟蹤評估后續應用落實成效,如屬于經實踐檢驗確認的有效方法經驗,需要做好相關內容的整理沉淀,制作成知識平臺專題內容產品上線,面向更大適用范圍分享推廣,讓真正精準優質的經驗與解決方案為組織賦能及時貢獻價值。
           
          3.事后學——項目回顧與知識收割
          1)項目回顧
                每個項目進入結項總結環節或關鍵活動周期結束后,除去例行的對項目工作運行、交付情況及成果做梳理回顧外,還需要應用項目回顧方法側重捕獲經驗教訓。
          它要解決的問題是:一是如何讓本輪業務循環中所做與所遇到的事轉化為項目當前團隊與個體更優的業務理解、執行經驗與專業能力。二是如何讓今天項目的知識成果與經驗教訓轉化為未來項目的成功?項目回顧最好在項目結束(或里程碑點)兩周內進行。
          2)知識收割——著眼未來應用,總結提煉當下
                處于項目收尾環節前后的項目知識收割是一種組織知識沉淀與經驗萃取的方法論,它的目的是著眼未來應用,關注組織賦能與機制創新,總結沉淀經驗,學習內化賦能?;?ldquo;未來應用支撐”的目標關鍵詞考量,知識收割工作在策劃之始就會邀請“未來應用者”角色(同類新項目組及支撐體系團隊的關鍵角色)參與進來,共同探討設計收割的核心目標(組織層面的需求目標、項目應用交付層面的需求目標、人才賦能層面的需求目標)、輸出與內容形式、行動計劃,用未來應用需求定義當下收割目標內容,牽引拉動收割更務實有效地實施。它主要包含兩部分收割——文檔收割,經驗收割。
                需要強調的一點是——項目知識收割并非針對所有項目實施,對于成熟業務來說,相關項目是否有必要啟動系統性知識收割是需要基于一定標準進行篩選確定的,PMO與知識管理角色可共同制定與推動落實相關標準。知識收割的啟動主要針對重大/創新/新市場進入項目;高效益高口碑高關注度項目;重大失誤項目;在組織能力短板、業務技術痛點維度有重要突破或最佳實踐的項目等。但知識收割相關的知識總結邏輯思路將同樣適用于每個項目結束時的常規性的總結回顧。
                知識收割的結果要結合KM平臺在線展示,讓更多的人參與學習并共享探討,甚至是優化創新?;跇I務最佳實踐提煉總結的流程類(新業務項目的流程梳理 、成熟業務的流程局部子流程優化輸入等)的知識成果需要會同業務與運營管理協同,推動固化到后續項目實施的流程及標準機制中;產品技術與應用的開發與優化升級需求也將及時傳遞輸入至研發及工程技術體系,拉動相關產品與技術研發工作?;诖诉壿嬎悸?,可持續系統性提高組織同類項目的交付能力與支撐保障能力。
           
          個人能力到項目能力,再到組織能力,知識收割起到了重要的管道與催化作用。
           
                同一個項目及組織成員,在項目知識管理的業務循環中,承擔著多重角色:除去做為使用者與學習方的角色在接受歷史TA項目的知識收割成果經驗的輸入應用外,同時也是本業務體系持續建設規范與優化創新者角色,以及面向未來同類伙伴項目啟動事前學與交付保障的知識傳承支撐角色存在。
                當項目“事前學 - 事中學 - 事后學”成為正式化常態化的業務及管理運營機制,每個項目從籌備啟動開始直到項目結項,都能持續獲得針對性的知識支撐保障,同時有目標有計劃有分工地有序落實項目知識價值的識別定義與提煉沉淀。
                公司內通過完善成熟運營的項目知識管理方法機制與KM平臺,構建起一個與業務緊密綁定、共同生長互動,具有持續生命力的項目知識資產平臺,系統性持續沉淀、共享公司業務發展與項目實踐中的所有關鍵成果知識與經驗,它將結合良性的項目/組織學習協同機制做為每個新項目交付過程中的強大知識資源池與兵法彈藥庫。
                系統性設計與推動落實項目知識管理機制,將確保每個項目在記憶完整、認識清晰的基礎上規范高效運行,達成優秀價值交付,同時也會拉動公司各維度各層面組織與角色,在優化公司項目協同保障的共識基礎上,就產品技術、業務運營、流程體系、市場客戶、管理機制,乃至公司戰略層面進行一體化的審視思考、預警共識、優化創新,共同推動公司業務與管理的動態生長與良性變革。
           


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